بیان مسئله

صاحب نظران، ارزیابی عملکرد کارکنان را عملی می دانند که در آن کار افراد در رابطه با نحوه انجام وظیفه در مشاغل محوله به طور سیستماتیک اندازه گیری (سعادت، 1382؛ مهدویان، 1377)؛ استعداد و توانایی های بالقوه کارکنان  برای بهبود انجام وظایف و رشد در رشته شغلی شان مشخص ؛ روش مطلوب برانگیختن کارکنان روشن (دسلر، 2000)؛ و بازخوردی به فرد داده می شود تا وی نقایص کار خود را بشناسد (ماندی و همکاران، 1996). به طور معمول در اهمیت و آثار ناشی از ارزیابی عملکرد به موارد تقریبا مشابه اشاره می شود که عبارتند از: برنامه ريزي نيروي انساني، كارمنديابي و انتخاب،  تربیت و بهسازی نیروی انسانی، طراحی نظام جبران خدمت، تعيين مسير پيشرفت شغلي، شناخت استعداد و توانایی های نیروی انسانی، طراحی نظام انگیزش، تعيين روايي آزمون هاي استخدامي، و ایجاد جو اعتماد (سعادت، 1382؛ مایر و دیویس، 1997؛ مورفی و کلیولند، 1995؛ مورفی، 2008). چنین مواردی، هر یک به نحوی نتایج مورد انتظار از ارزیابی عملکرد منابع انسانی را نشان می دهند.  در این صورت ارزیابی عملکرد، مستلزم نظام اثربخشی است که بتواند طرح های مناسب ارزیابی عملکرد منابع انسانی را طراحی و هدایت کرده و ارتقا بدهد. اگر نظام ارزیابی عملکرد نتواند اثربخشی خود را نشان دهد ارزش خود را از دست خواهد داد.

در دانشگاه ها ارزیابی عملکرد یک اقدام استراتژیک است (سیمونز، 2002).   در این موسسات، اندازه گیری مستند عملکرد نه یک اقدام واحد و مجزا بلکه آخرین مرحله از سلسله اقداماتی است که در فرایند مدیریت عملکرد، الزام آور است. مرور تجربه دانشگاه های بزرگی چون کالیفرنیا، ایلینویز[1] و کلیولند[2] این موضوع را تایید می کند[3]. حساسیت فعالیت های آموزشی و پیچیدگی ماموریت هایی که از طرف اجتماع محلی، نهاد ها و جامعه برای دانشگاه ها تعریف می شود، انتظارات مربوط به پاسخگویی این موسسات را افزایش می دهد و بر دو نتیجه مهم مهر تایید می زند: 1) ارزیابی عملکرد کارکنان در دانشگاه ها یک ابزار تعریف شده و متعارف برای اطمینان از حفظ و ارتقای ارزش سرمایه انسانی است که دانشگاه در درجه نخست با اتکا بدان، قادر به پاسخگویی و تامین نظر ذی نفعان است، و 2) ارزیابی های رسمی، مکتوب و مستند، در دانشگاه نمی تواند جایگزین بازخورد مداوم در ارتباط با عملکرد شغلی باشد. ضمنا این دو مورد را می توان به عنوان دلایل مهمی شناسایی کرد که ضرورت طراحی و استقرار نظام ارزیابی عملکرد ویژه موسسات آموزش عالی را نشان می دهند.

مقاله حاضر، بخشی از پروژه کلان طراحی نظام جدید ارزیابی عملکرد کارکنان دانشگاه فردوسی است. به استناد شواهد موجود در این پروژه، مسئله ارزیابی عملکرد و نارسایی ها و مشکلات ناشی از آن در همه دستگاه ها و سازمان ها از جمله دانشگاه ها به عنوان یک نقطه بحرانی مطرح است. این پروژه از لحاظ طراحی چهارچوب نظری منطبق با ویژگی های یک موسسه آموزش عالی از یک سو، و مطابقت با مختصات بزرگترین دانشگاه شمال شرق کشور از سوی دیگر، در نوع خود به صورت کم نظیری طراحی و اجرا شد. در یکی از اولین مراحل طراحی چهارچوب نظری، وضعیت کنونی ارزیابی عملکرد از لحاظ الزامات تغییر، سطح رضایت و آسیب های ناشی از نقایص مفروض که از سوی عوامل ارزیابی کننده و ارزیابی شونده قابل شناسایی باشند، مورد ارزشیابی قرار گرفت. به این ترتیب، مسئله اصلی شناسایی الزامات تغییر و سطح رضایت مدیران و کارکنان از نظام ارزیابی عملکرد فعلی دانشگاه و آسیب هایی است که در نتیجه اجرای این نظام ایجاد می شود.

  مرور پیشینه

درباره ارزیابی عملکرد کارکنان تحقیقات زیادی انجام شده است- بنابراین ادبیات این موضوع کاملا غنی است. در عین حال فراوانی یافته ها و حجم زیاد داده ها ممکن است مدیرانی که قصد استفاده از آن نتایج برای استفاده در سازمان خود دارند را با مشکل طبقه بندی و قضاوت رو به رو سازد. با توجه به اینکه محور تحقیق حاضر بررسی مشکلات ارزیابی عملکرد است، مرور پیشینه به تحقیقات مربوط بدان محدود شده است. به این ترتیب، تحقیقات مرتبط در دو دسته کلی قرار گرفتند.

1)   رضایت و عدم رضایت کارکنان و مدیران. برخی از این دسته تحقیقات وجود نارضایتی و نگرش منفی نسبت به نظام های ارزیابی عملکرد را در کارکنان و مدیران نشان می دهند. این  نارضایتی می تواند دلایل متنوع و مختلفی داشته باشد. برای مثال می توان به ناکافی بودن مشارکت ارزیابی شوندگان در طراحی و اجرای نظام ارزیابی (لوکاس،1994)؛ ارتباطات ناقص و ضعیف بین ارزیابی کننده و ارزیابی شونده (والری،1996)؛ و اداره ضعیف و ناکارآمد برنامه ارزیابی عملکرد (کلاترباک، 2007) اشاره کرد.  در ایران تحقیقات انجام شده توسط زابلی (1383) در بیمارستان های وابسته به دانشگاه علوم پزشکی ایران، و معصومی فرد (1381) در شرکت سهامي آب منطقه اي آذربايجان غربي نشان دهنده نارضایتی نسبی ارزیابی شوندگان از نظام ارزیابی عملکرد در سازمان خود است. در این زمینه جستجو های محقق منجر به یافتن داده های مرتبط در موسسات آموزش عالی نشد. 

2)   اثربخشی نظام ارزیابی عملکرد. این دسته از تحقیقات اثربخشی نظام ارزیابی را در سازمان های مختلف بررسی کرده اند و عواملی که در کاهش اثربخشی این نظام ها موثر بوده است را نشان داده اند . برای مثال در این تحقیقات ضعف در ارایه بازخورد ناشی از نتایج ارزیابی به ارزیابی شوندگان (سامریک، 1993)؛ عدم برگزاری جلسات مشترک بین مدیران و کارکنان به منظور مرور نتایج و تحلیل داده های ناشی از ارزیابی (لوکاس، 1994)؛ اجرای ارزیابی توسط ارزیابانی که قبل از شروع عملیات ارزیابی آموزش های کافی را دریافت نکرده اند (اسمیت، 1990)؛ و فقدان ایفای نقش مدیر به عنوان مربی توسط مدیران (والری، 1996) جزو عواملی که در کاهش اثربخشی ارزیابی عملکرد تاثیر دارند ذکر شده است. در ایران یافته های تحقیق فتح آبادی (1372) در شركت ملي نفت ايران نشان می دهد که فقدان ارزيابي مستمر و صحيح عملكرد بهسازي نيروي انساني را دچار اختلال می کند.  

در حوزه دانشگاه ها و موسسات آموزش عالی ایران، تحقیقات فلاح زاده (1386)، در دانشگاه های وابسته به وزارت بهداشت، درمان و علوم پزشکی و  صالحی (1373) در دانشگاه های وابسته به وزارت علوم، تحقیقات و فناوری نشان می دهد که منابع انسانی این دانشگاه ها نسبت به نظام ارزیابی عملکرد کارکنان نظر مثبتی نداشته و از آن رضایت ندارند.

روش

به منظور مطالعه نقاط ضعف و مشکلات ارزیابی عملکرد و تعیین اثربخشی آن، روش های مختلفی وجود دارد. این روش ها می توانند از نظر سنجی تا مشاهده در شرایط طبیعی و اجرای یک نمونه آزمایشی را در بر بگیرند. شاید بتوان این امکان گسترده برای انتخاب یک روش را ناشی از ماهیت "عملکرد" دانست. آرمسترانگ (1385) عملکرد را یک ساختار چند بعدی می داند که ارزیابی آن بسته به انواع عوامل، تفاوت دارد. در تحقیق حاضر، با توجه به جهت گیری مطالعه به سوی طراحی نظام ارزیابی عملکرد مختص یک دانشگاه، تشخیص نقاط ضعف و مشکلات ارزیابی عملکرد از طریق کسب اطلاع از دیدگاه های عوامل ارزیابی کننده و ارزیابی شونده ضروری است. مراجعه به این دیدگاه ها، منطبق با روش تحقیق ارزشیابی است.

در روش تحقیق ارزشیابی شایستگی، ارزش و تناسب برنامه ها مورد قضاوت قرار می گیرد. از نظر دست اندرکاران سازمان های آموزشی این روش ابزار مهمی در تحلیل و بررسی سیاست ها، و برنامه ها است (گال، بورگ و گال، 1383).  مساله پژوهشی در این روش تحقیق به صورت سوالی مطرح می شود.  این سوالات در تحقیق حاضر به قرار زیر تعیین شدند:

1. آیا مدیران دانشگاه نظام فعلی ارزیابی عملکرد کارکنان را مناسب ارزشیابی می کنند؟
2. از نظر مدیران دانشگاه از میان اشکال چهار گانه (زیربنایی، محتوایی، شکلی، اجرایی) نظام فعلی ارزیابی عملکرد کارکنان، کدامیک مستلزم اعمال تغییرات فوری و بیشتر هستند؟ 
3. از دیدگاه مدیران دانشگاه از میان مولفه های هشت گانه (هدف، روش، ابزار، معیار، چگونگی اجرا، زمان، عامل ارزشیابی، و چگونگی ارایه بازخورد) ارزیابی عملکرد کارکنان، کدامیک مستلزم اعمال تغییرات فوری و بیشتر هستند؟ 
4. میزان رضایت کارکنان از نظام موجود ارزیابی عملکرد کارکنان چقدر است؟
5. از دیدگاه کارکنان دانشگاه از میان مولفه های پنج گانه (ابزار، چگونگی اجرا، زمان، عامل ارزشیابی، و چگونگی ارایه بازخورد) ارزیابی عملکرد کارکنان، کدامیک مستلزم اعمال تغییرات فوری و بیشتر هستند؟ 
6. مهمترین آسیب های ناشی از اجرای نظام موجود ارزیابی عملکرد کارکنان دانشگاه فردوسی کدام است؟

چون در روش تحقیق ارزشیابی، داده ها باید از "افراد ذیربط جمع آوری شود، 125 تن از مديران فعلي و سابق دانشگاه، به روش سرشماري برگزیده شدند که از آن میان داده های 51 پرسشنامه تکمیل و مورد تحلیل قرار گرفت. براي انجام مصاحبه نیز 120 تن از کارشناسان و کارکنان دانشگاه که بر حسب اطلاع از مدیران دانشکده ها و واحدها دارای تجربه و دیدگاه های مناسب بودند به صورت تعمّدي و براساس نسبت متناسبي از آنان در دانشکده‌ها و واحدهاي ستادي برگزيده شدند. از اين ميان، به دليل محدوديت‌هاي اجرايي با 91 تن مصاحبه به عمل آمد. برای جمع آوری داده ها از پرسشنامه محقق ساخته و مصاحبه آزاد استفاده شد. برای تعیین روایی پرسشنامه از تحلیل منطقی محتوا استفاده شد. از آنجا که تیم مجری و کمیته های مشورتی تحقیق را تعدادی از متخصصان رشته های مرتبط ، مدیران، و کارشناسان حرفه ای دانشگاه در زمینه ارزیابی عملکرد منابع انسانی تشکیل می دادند، از تحلیل مبتنی بر قضاوت برای تعیین روایی صفت و سازه استفاده به عمل آمد. در تعیین پایایی، ضریب آلفای کرانباخ نتیجه قابل قبولی (83%= α) را نشان داد. داده های پرسشنامه بر اساس آزمون های آمار توصیفی تحلیل و یافته های مصاحبه مورد تفسیر قرار گرفتند.

 یافته ها

آیا مدیران دانشگاه نظام فعلی ارزیابی عملکرد کارکنان را مناسب ارزشیابی می کنند؟

بر اساس داده های جدول 1 اکثریت مطلق آزمودنی ها (96%)، وجود نواقصی را در نظام فعلی ارزیابی عملکرد کارکنان دانشگاه تشخیص می دهند که باعث عدم کارآمدی و مطلوبیت آن شده است.  

جدول 1- دیدگاه مدیران دانشگاه درباره کارآمدی نظام در حال اجرای ارزیابی عملکرد کارکنان

از نظر مدیران دانشگاه از میان اشکال چهار گانه (زیربنایی، محتوایی، شکلی، اجرایی) نظام فعلی ارزیابی عملکرد کارکنان، کدامیک مستلزم اعمال تغییرات فوری و بیشتر هستند؟ 

با تاثیر ضریب 4 برای اولویت اول تا ضریب 1 برای اولویت چهارم، نتایج به دست آمده به عنوان فراوانی وزن یافته در زیر ارایه شده اند. داده ها، دیدگاه مدیران را به ترتیب درباره اشکالات نشان می دهد.

اولویت اول (با نمره 122) اشکالات زیربنایی. شامل مشکلاتی که در نظام های جذب، به کارگیری، رشد و بهسازی منابع انسانی، و مدیریت عملکرد در دانشگاه وجود دارد؛

اولویت دوم (با نمره 102) اشکالات محتوایی. شامل اشکالاتی چون عدم تبیین نظام ارزیابی عملکرد برای سیستم های اجرایی دانشگاه، اشکالات احتمالی در معیارهای اندازه گیری عملکرد، نقص در انتخاب رویکردهای اندازه گیری، نقص در برنامه آموزش نیروهای ارزیابی شونده و ارزیابی کننده، و اشکالات احتمالی در مقیاس های سنجش؛

اولویت سوم (با نمره 76) اشکالات اجرایی. شامل نقایصی در مراحل مختلف فرایند اجرا مانند زمانبندی اجرا، دقت در اندازه گیری، نحوه رفتار و برخورد با ارزیابی شونده، مراعات انصاف در نمره گذاری در مواردی که شاخص عینی برای نمره گذاری وجود ندارد، نحوه اعلام نتایج، و...؛

اولویت چهارم (با نمره 60) اشکالات شکلی. این قبیل اشکالات مواردی چون نقص در سئوالات و شاخص های اندازه گیری موجود در پرسشنامه ها، کامل نبودن ابزار، وجود گویه ها و شاخص های مبهم و دو پهلو در پرسشنامه، ناخوانا بودن فرم ها و وجود اغلاط نگارشی و دستوری.             

از دیدگاه مدیران دانشگاه از میان مولفه های هشت گانه (هدف، روش، ابزار، معیار، چگونگی اجرا، زمان، عامل ارزشیابی، و چگونگی ارایه بازخورد) ارزیابی عملکرد کارکنان، کدامیک مستلزم اعمال تغییرات فوری و بیشتر هستند؟ 

جدول 2 نشان می دهد که از نگاه مدیران مولفه هایی که تغییر در  آنها دارای ضرورت بیشتری هستند، معیارها، اجرا، و بازخورد می باشند. از سوی دیگر آزمودنی ها در ابزار، هدف ها و بازبینی نتایج، کمترین اشکالات را مشاهده می کنند.

جدول 2- اولویت بندی تغییر در مولفه های ارزیابی

میزان رضایت کارکنان از نظام موجود ارزیابی عملکرد کارکنان دانشگاه چقدر است؟

داده های به دست آمده نشان می دهد که 49 درصد از کارکنان از نظام فعلی ارزیابی عملکرد رضایت ندارند، 17 درصد از آن راضی، و 33 درصد نسبت به آن بی تفاوت هستند. در میان دلایل نارضایتی، آزمودنی ها ناعادلانه بودن نمرات را مهمترین دلیل ناراضی بودن (با 47 درصد موارد) ذکر کرده اند.

 از دیدگاه کارکنان دانشگاه، از میان مولفه های پنج گانه (ابزار، چگونگی اجرا، زمان، عامل ارزشیابی، و چگونگی ارایه بازخورد) ارزیابی عملکرد کارکنان، کدامیک مستلزم اعمال تغییرات فوری و بیشتر هستند؟ 

جدول 3 خلاصه دیدگاه آزمودنی ها درباره پنج مولفه کلیدی ارزیابی را نشان می دهد. در مقابل هر مولفه، دو مولفه مناسب-غیر مناسب، مشخص کننده مثبت یا منفی بودن کارکنان نسبت به هر کدام از مولفه ها است. در دو مولفه توجیه عامل ارزیابی و چگونگی ارایه بازخورد، فاصله موجود  تا صد، ناشی از عدم پاسخگویی تعدادی از کارکنان به آنها است. روشن است که هر چه میزان پاسخ های نامناسب از درصد بیشتری برخوردار باشد، ضرورت آن مولفه برای تغییر بیشتر است.

جدول 3- دیدگاه کارکنان درباره پنج مولفه اساسی ارزیابی عملکرد

مهمترین آسیب های حاصل از اجرای نظام موجود ارزیابی عملکرد کارکنان دانشگاه فردوسی کدام است؟

از دیدگاه مدیران و کارکنان به دلیل ویژگی های نظام فعلی ارزیابی دانشگاه، که امکان سنجش دقیق عملکرد کارکنان را محدود می سازد چند نتیجه قابل پیش بینی حاصل می شوند که مهمترین آنها عبارتند از به تعویق افتادن رشد حرفه ای کارکنان و کند شدن توسعه سازمانی.  به علاوه بر اساس تجربیات و به استناد شواهد موجود سایر نتایج احتمالی جنین وضعیتی از دیدگاه آزمودنی ها عبارتند از:

·        کاهش انگیزه برای عملکرد بهتر در کارکنان

·        بهره وری پایین نیروی انسانی

·        ایجاد زمینه برای بروز تنش میان کارکنان و بین مدیر-کارکنان

·        پایین آمدن ارزش برنامه های رشد حرفه ای کارکنان در حد وسیله ای برای کسب امتیاز در فرم ارزیابی (در قسمت توسعه فردی)

·        رواج فرهنگ تملق

نتيجه گيري

نتایج ناشی از قضاوت یا ارزشگذاری عوامل انسانی در ارزیابی های یک سازمان  مي تواند موقفي براي مديران و سياستگزاران باشد تا با توقف و تامل در آن، از نتايج به دست آمده براي اصلاح و بهبود نظام ارزيابي عملكرد سازمان خود استفاده كنند. از آنجا دانشگاه ها در تمام دنيا سازمان هاي حرفه اي شناخته مي شوند، مي توان اعتبار بيشتري براي ارزشیابی عناصر انساني آن درباره برنامه ها و عملياتي كه در آن صورت مي گيرد در نظر گرفت. در تحقيق حاضر به منظور شناسايي الزامات تغییر، سطح رضایت مندی ارزیابی کنندگان و ارزیابی شوندگان، و آسيب هاي ناشی از اجرای نظام فعلی ارزيابي عملكرد كاركنان دانشگاه فردوسي، دیدگاه های مديران، به عنوان ارزيابي كنندگان، و كاركنان، به عنوان ارزيابي شوندگان، از نظام ارزیابی عملکرد مورد مطالعه قرار گرفت. هدف از این مطالعه اطلاع از وضع موجود برای کمک به طراحی نظام جدید ارزیابی بود.

تحليل داده ها نشان داد كه از نگاه آزمودنی ها تغيير در معيارهاي ارزيابي، فرايند اجرا، ارايه بازخورد و کاربرد نتايج الزامی است؛ سطح رضایت مدیران و به ویژه کارکنان از نظام فعلی ارزیابی عملکرد پایین است؛ و در نتیجة وجود برخی نقایص و اشکالات در سنجش عملکرد کارکنان، رشد فردي و توسعه سازماني به تاخیر می افتد. این موارد، به عنوان مهمترین آسیب های نظام ارزیابی عملکرد کارکنان دانشگاه قابل شناسایی هستند.

منابع

آرمسترانگ، مایکل.(1385). مدیریت عملکرد. ترجمه: سعید صفری و امیر وهابیان، تهادن: سازمان انتشارات جهاد دانشگاهی.

زابلی، روح الله. (1383). ارزيابي نظام ارزشيابي عملكرد كاركنان در بيمارستان هاي عمومي دانشگاه علوم پزشكي ايران. پايان نامه كارشناسي ارشد. دانشگاه علوم پزشكي و خدمات بهداشتي- درماني ايران.

سعادت، اسفندیار. (1382). مدیریت منابع انسانی، تهران: سمت.

صالحی، هوشنگ.(1373).بررسي و تجزيه و تحليل سيستم ارزشيابي عملكرد كاركنان دولت (مورد دانشگاه اصفهان). پایان نامه کارشناسی ارشد. دانشگاه اصفهان.

فتح آبادی، اسد الله . (1372). نقش ارزيابي عملكرد كاركنان در بهسازي نيروي انساني. پايان نامه كارشناسي ارشد، دانشگاه تهران.

فلاح زاده، عبدالرسول (1386). بررسي ديدگاه كاركنان از وضعيت ارزشيابي عملكرد نيروي انساني در دانشكده هاي دانشگاه علوم پزشكي تهران. پایان نامه کارشناسی ارشد. دانشگاه علوم پزشكي و خدمات بهداشتي درماني تهران.

معصومی فرد، جمال. (1381). بررسي روشهاي ارزيابي عملكرد از ديدگاه مديران و كاركنان در شركت سهامي آب منطقه اي آذربايجانغربي. پايان نامه كارشناسي ارشد، موسسه تحقيقات و آموزش مديريت وزارت نیرو.

مهدویان، اکبر. (1377). ارزشیابی عملکرد شایستگی میتنی بر کار و رفتار مدیران، مجله مدیریت دولتی، شماره 20. 

Clutterbuck, D. (2007). Coaching the Team at Work. London: Nicholas Brealey Publishing.

Dessler, G. (2000). Human resource Management, 8^th ed., NJ: Prentice Hall.

Lucas, R. W. (1994). Performance coaching: Now and for the future. HR Focus, 71 (1), pp.16-28.

Mayer, R. C. & Davis, J. H.  (1997). The effect of the performance appraisal system on trust for management : A field quasi-experiment. Journal of applied psychology,  84 (1), pp. 123-136.

Mondy, R. W., Noe, R. M. & Premeaux, S. R. (1996). Human resource Management, 6^th ed., NJ: Prentice Hall.

Murphy, K. R. & Cleveland, J. (1995). Understanding Performance Appraisal: Social, Organizational, and Goal-based Perspectives, NJ: SAGE.

Murphy, K. R. (2008). Explaining the weak relationship between job performance and ratings of the job performance.  Industrial and Organizational Psychology, 1 (2), pp. 148-160.

Simmons, J. (2002). An “expert witness” perspective on performance appraisal in universities and colleges. Employee Relations, 24(1), 86-100.

Valerie, F. (1996). Older workers fend for themselves. Personnel Journal, 75 (5), pp. 23-34.