bench mark( B M)    اين واژه در زبان فارسي به علامت ارتفاعي ترجمه شده است که در کارهاي نقشه برداري کاربرد دارد اساسا چون ارتفاع هر نقطه مستقيما از سطح مبنا ميسر نيست ، لذا در نقشه برداري سعي مي کنند که موقعيت هر نقطه را از نظر ارتفاعي نسبت به نقطه مشخص ديگري که ار تفاع آن نسبت به مبدا معلوم است تعيين کنند و يا آنکه کلا ارتفاع را به طور نسبي با مبدا فرضي تعيين کنند چنين نقطه اي را علامت يا مبداء ارتفاعي bench mark مي نامند.

 متداولترين پروتكلي كه براي انتقال اطلاعات از آن استفاده مي شود، پروتكل HTTP است. پروتكل HTTP به عنوان پروتكلي سريع، قوي و با باركم بر روي CPU و حافظه سرور طراحي شده است. براي جلوگيري از كاهش پيدا كردن كارايي وب بر اثر استفاده بسيار زياد از اين پروتكل، بايد كارايي را بهينه سازي كرد. Benchmark كردن يكي از روشهاي تست هاي كارائي است. بنچ ماركينگ وب سرور در اصل شبيه سازي حالات دنياي واقعي است كه با دادن يك سري داده به يك برنامه يك سري نتايج را حاصل مي كند. به همين دليل هم داده ها و طراحي برنامه بايد بسيار دقيق باشد.

واژه Benchmark قبل از اینکه در ادبیات مدیریت مطرح شود در علوم مهندسی ساختمان بکار گرفته شده ،به معنی شاخصی است که سایر نقاط و موقعیتها خود را با ان مقایسه کرده و تطبیق میدهند.

استفاه از روش Benchmark(الگو برداری) بعنوان   یک ابزار کیفیت در دنیای تجارت بوسیله شرکت زیراکس در اواخر دهه 1970 اغاز گردید. در ادامه مطالعه موردی درباره این شرکت صحبت می شود که بیان کننده شرکتی که از آن الگو برداری می شود چگونه باید باشد؟!!!

 مفهوم بنچ مارکینگ (Benchmarking) و اینکه به سراغ چه آن می رویم:

كلمه  Benchmark  از دو كلمه انگليسي Bench  به معناي نيمكت و Mark  به معناي علامتگذاري تشكيل شده است.

یکی از مهمترین روشهایی که در سالهای اخیر در زمینه مدیریت و دستیابی به روشهای کارا  و مناسب برای بهبود بهره وری حاصل شده است روش بنچ مارکینگ است. این روش یک روش سیستماتیک برای یادگیری از سازمانهای اقتصادی پیشرو به منظور اصلاح و بهبود با تأکید بر فرآیندهای شرکت خودی است.

ضرورت و اهمیت  بنچ مارکینگ

دکتر جوزف جوران در کتاب خود با نام «تحول در مدیریت» این پرسش را مطرح می کند:

       «چه عاملی سبب می گردد که عملکرد سازمانی از سازمان دیگر بهتر شود؟» «پاسخ آن، به کارگیری روش بنچ مارکینگ است.»

       بنچ مارکینگ هم یک نگرش و تفکر زیربنایی است و هم یک ضرورت که این ضرورت ناشی می شود از:

       – رقابت جهانی و وجود شرایط رقابتی در بازار کار – پیشرفتهای سریع و قابل توجه در علم و تکنولوژی  – پیشرفتهای سریع در تکنولوژی اطلاعات– پیشرفتهای قابل توجه و دائم دانش مدیریت - ضرورت رعایت استانداردهای کیفیت و تکامل طبیعی TQM

آیا در B M به سراغ سازمان های مشابه می رویم؟

بنچ مارکینگ به فرآیند مداوم مقایسه  عملیات  سازمان خویش ، با شرکت یا سازمان دیگری که بهترین عملکرد را در آن عملیات دارد گفته می شود.این مقایسه هم کیفی و کمی می باشد.

ü     بنچ مارکینگ کمی:شامل استفاده از استانداردهای اندازه  گیری برای مقایسه کمی عملکرد با شرکتها و سازمانهای الگو در زمینه هزینه ، کیفیت و زمان می باشد.

ü     بنچ مارکینگ کیفی:در جستجوی مقایسه روشهای عملیات جاری(نه نتایج آن) با روشهای بکار گرفته شده توسط شرکتها و سازمانهای الگو است.

در مورد اینکه برای الگو برداری باید به سراغ سازمانهای مشابه رفت یا نه در این قسمت بررسی می کنیم- با شناخت انواع الگو برداری متوجه می شویم که صرفا لازم نیست که سازمانی که ما از آن الگو برداری می کنیم حتما لازم است که صنعتی یا فعالیتی مشابه داشته باشد. با ذکر یک کیس استادی[i]  در این رابطه به استقبال تشریح این مسئله می رویم .

 انواع بنچ مارکینگ را می توان با توجه به 2 واژه زیر تقسیم بندی کرد:

1)      مقایسه چه چیزی ؟

2)     مقایسه با چه چیزی‌ ؟

مقايسه چه چيزي ؟

    بنچ ماركينگ عملكرد ، مقايسه اي از اندازه گيريهاي عملكردي ( اغلب مالي و عملياتي ) به منظور مشخص كردن اينكه  شركت خودي در مقايسه با ديگرشركتها تا چه حد خوب عمل مي كند ، مي باشد .

    بنچ ماركينگ فرآيند ،مقايسه روشها و طرز اجراها براي انجام فرٱيندهاي تجاري ،به منظور ياد گيري از بهترين مورد ، براي بهبود فرآيندهاي شركت خودي است .

    بنچ ماركينگ استراتژيك ، مقايسه انتخابها و تمايلات استراتژيك ايجاد شده  به وسيله  شركتهاي ديگر به منظور جمع آوري اطلاعات براي بهبود برنامه ريزي  و موقعيت يابي استراتژييك شرکت خودي است .

مقايسه با چه چيزي ؟

1)      بنچ مارکینگ عمومی

2)     بنچ مارکینگ داخلی

3)    بنچ مارکینگ رقابتی

بنچ مارکینگ عمومی:

 غنی ترین منبع را برای شناخت از عملیات مختلف بدست می دهد. به این ترتیب سازمانها می توانند بدون توجه به نوع صنعت، بهترین عملکردها را پیدا نمایند و بینش و آگاهی کسب کنند که آنان را از رقبا پیش می اندازد. 

بنچ مارکینگ داخلی

یک قسمت از سازمان را در مقابل قسمت دیگر اندازه گیری می کند. یکی از مزایای بنچ مارکینگ داخلی این است که می تواند کمک کند تا بهترین روش در داخل سازمان به دست آید. بنچ مارکینگ داخلی از سایر انواع بنچ مارکینگ کم هزینه تر بوده و زمان کمتری را در مقایسه با انواع دیگر صرف می کند.

بنچ مارکینگ رقابتی

بنچ مارکینگ رقابتی عملکردهای یک سازمان را در مقابل رقبای آن سازمان ارزیابی می نماید. هنگامی که از بنچ مارکینگ صحبت می شود غالباً همین مفهوم و تعریف به ذهن می آید.

پرادختن به بنچ ماركينگ اساساً چهار جذابيت اصلي دارد :

1-بنچ ماركينگ به سازمان و تشكيلات كمك مي كند كه طرز برخورد انتقاد آميزي را نسبت به فرآيند تجاري خود داشته و آنرا توسعه دهد.

2-بنچ ماركينگ يك فرآيند فعال ياد گيري و آموختن را در شركت ارتقا مي بخشد و شركت را به تغيير و بهبود تحريك مي كند .

3-در خلال بنج ماركينگ ,شركت مي تواند منابعي براي بهبود پيدا كند و همچنين مي تواند راهها و روشهاي تازه اي براي انجام كارها از سازمان و تشكيلات خودش بيابد.

4-در خلال بنچ ماركينگ , نقاط مرجع براي اندازه گيري عملكرد فرآيندهاي تجاري شركت ايجاد مي شوند.

مراحل بنچ مارکینگ

1)      طرح ریزی

2)     جستجو و بررسی

3)    مشاهده

4)    تجزیه و تحلیل

5)    تطبیق

6)     چرخه مجدد

مرحله طرح ریزی :

در این مرحله مطالعه و شناخت فرآیند شرکت الگو گیرنده صورت می پذیرد. اقدامات لازم در این مرحله به این صورت خلاصه می‌شود :

               1 - انتخاب فرآیندی که بر اساس استراتژی شرکت باید الگوپذیر شود .

               2- تشکیل تیم الگوبرداری .

              3 - درک و مستندسازی فرآیندی که الگوپذیر می‏شود .

              4- ایجاد معیارهای اندازه‏گیری عملکرد فرآیند (کیفیت ، زمان ، هزینه)

براي انتخاب فرآيندي كه بايد بنچ ماركينگ شود سه معيار زير مي تواند بكاربرده شود :

1-فرآيند بر روي عوامل موفقيت اصلي شركت تاكيد داشته باشد .2-اهميت فرآيند براي كاركردهاي اصلي شركت مشخص گردد.3-فرآيندها بر زمينه هاي مشكلات آشكار در شركت تاكيد دارند يا آنها را نشان مي دهند.تيم بنچ ماركينگ بايدنقشهاي زير را ايفا كند : رهبري تيم،ارتبا ط داشتن با مديريت و يا حامي مطالعه بنچ ماركينگ،مسئول و يا مسئولين فرايند،اشخاص در گير فرايند (همچنين از ديگر بخشهاي كه فراينددر آنها اجرا مي شود)،عرضه كننده فرايند (داخلي يا خارجي )،مشتري فرايند (داخلي يا خارجي )،تسهيل كننده

درک و مستندسازی فرآیندی که الگوپذیر می‏شود شامل چهار گام مي باشد :

1- تعريف و توصيف فرآيند به طور كيفي،ترجيحاً با استفاده از روش تجزيه و تحليل نقشه ترسيمي ارتباط ،متشكل از موارد زير :

 چه كساني مشتريان فرايند مي باشند و خروجي فرايند چيست ؟ چه كساني از تامين كنند گان فرايند مي باشند و ورودي فرايند چيست ؟ تعيين مقتضيات ورودي به فرايند و خروجي از فرايند چگونه باید باشد و در نهایت رسم نقشه داخلي فعاليتها در فرايند

2-ساخت يك فلو چارت

3-تجزيه وتحليل فلوچارت براي كشف اتصالات اشتباه ممكن و مرحله هاي غير منطقي آشكار در فرايند .

4-تصحيح و تنظيم فرصتهاي آشكار بهبود در موقع مستند سازي فرايند

مرحله جستجو و بررسی

هدف از این فاز یافتن شرکاء بنچ مارکینگ می باشد. اقدامات لازم در این مرحله نیز به این صورت خلاصه می‌شود :

1- طراحی فهرستی از معیارهایی که یک شرکت الگوده مطلوب باید داشته باشد . 2- جستجوی شرکای الگوده مستعد و بالقوه . 3- مقایسه نامزدها و انتخاب بهترین شریک مناسب برای الگوگیری از آن . 4- برقراری تماس با شریک انتخابی و بدست آوردن پذیرش برای شریک شدن در بررسی .

 فهرست معيار ها بايد مقتضياتي را كه يك شريك بنچ مار كينگ مطلوب بايد آنها را داشته باشد :

موقعيت جغرافياي ،اندازه، سا ختار وتشكيلات ،توليدات ، تكنولوژي ، فروشها ،تعداد كاركنان،صنعت ،سبك مديريت ،درجه مشاركت كاركنان ،جو سازماني ، فرهنگ شركت ، تكنولوژي فراينددرجه تمركز عمودي  ،منابع

اطلا عاتي كه مي توانند ما را به شركتهاي با عملكرد بالا رهنمون كنند عبارتند از :

الف – شبكه شركتها

توزيع كنندگان- مشتريان - رقبا - عرضه كنندگان

ب- اشخاص يا مراكز با تجربه در اين موضوع و زمينه

موسسات علمي – تخصصي - مراكز تحقيقاتي - مشاورين

ج-سازمانهاي تجاري و صنعتي

آمارها و گزارشها -كنفراسها و سمينارها – نمايشگاهها –

د-انتشارات -  مجلات, كتابها, فهرستهاي راهنما و غيره

ه- اطلاعات عمومي -سازمان همكاري هاي اقتصادي و توسعه

مرحله مشاهده

در این مرحله مطالعه فرآیند شریک بنچ مارکینگ انجام می شود. در این مرحله هدف اصلی شناخت حاصل کردن و مطالعه فرآیندهای سازمان پیشرو است که قطعاً نیاز به جمع‌آوری اطلاعات دارد ؛ اطلاعات موردنظر می‌توانند در سه سطح جمع‌آوری شوند : شناسایی سطح عملکرد سازمان پیشرو ، شناخت روش کار و شناخت عوامل ایجادکننده و محرک جهت عملکرد بهتر . در این فاز با شناسایی نیازهای اطلاعاتی ، اطلاعات موردنظر جمع‌آوری شده و توسط ابزارهای مختلف به صورت خلاصه شده و جامع درخواهند آمد . اقدامات لازم در این مرحله عبارتند از :

1 - تشخیص منابع و نیازهای اطلاعات2- انتخاب روش یا وسیله برای جمع‌آوری اطلاعات و داده‏ها3-جمع آوری و اکتساب اطلاعات.

اطلا عات در سه سطح زير جستجو مي شود :

1- سطح عملكرد , گفتن اين مطلب كه شريك ما چه چيز خوبي دارد كه با ما مقايسه شود .2-طرز اجرا ء كه رسيدن به سطح عملكرد را ممكن مي سازد.3-عواملي كه قادرند استفاده از اين طرز اجرا ء را براي فرآيند ممكن سازند .

بين روشها و ابزاري كه در اين مرحله بكار مي روند تفاوت قائل مي شويم .

روش را طريقه برقراري تماس با شريك و ابزار راتكنيكهايي كه مي توانند در يك  يا چند روش مورد استفاده قرار گيرند ،تعريف مي كنيم .

1)      سه اصل عمده براي ساده كردن مرتب‌سازی و جمع‌آوری داده‏ها و اطلاعات :

1- قبل از شروع جمع آوري , بايد طرحي براي توصيف اينكه درچه زمينه هايي اطلاعات و داده ها در خواست شده بودند،تهيه شود .

2-انتصاب يكي از اعضا ء تيم به عنوان مسئول ذخيره سازي سيستماتيك موضوعات باعث مي شود كه در نهايت شخص ديدخوبي از آن داشته باشد .

3-تشكيل جلسات تفصيلي بطور منظم بعد از هر مرحله جمع آوري داده ها به منظور مرور اطلاعات كسب شده اطمينان مي دهد.

مرحله تجزیه و تحلیل :

هدف اصلی در این فاز تعیین تفاوت و شکاف بین سطح عملکرد موجود و عملکرد مطلوب است. در این مرحله می‌بایستی علل ریشه ای این اختلاف شناسایی شده و عوامل آن مورد بررسی دقیق قرار گیرند . برای این کار می‌بایست اطلاعات را بدرستی دسته‌بندی کرد ؛ بیشترین تاکید بر اطلاعات مفید است . پس از آن با پردازش اطلاعات فواصل موجود شناسایی شده و علل اصلی شکافهای موجود تشخیص داده می‌شود .

v    روش انجام کار بدین صورت است :

1- مرتب‌سازی و جمع‌آوری داده‏ها و اطلاعات.1) قبل از شروع جمع آوري , بايد طرحي براي توصيف اينكه درچه زمينه هايي اطلاعات و داده ها در خواست شده بودند،تهيه شود .2)انتصاب يكي از اعضا ء تيم به عنوان مسئول ذخيره سازي سيستماتيك موضوعات باعث مي شود كه در نهايت شخص ديدخوبي از آن داشته باشد .3)تشكيل جلسات تفصيلي بطور منظم بعد از هر مرحله جمع آوري داده ها به منظور مرور اطلاعات كسب شده اطمينان مي دهد.

2- کنترل کیفیت اطلاعات و داده‏ها .

3- نرمال‏سازی داده‏ها

4- تشخیص فاصله و شکاف در عملکرد ."با روش هایی مانند ماتريس مقايسه-دياگرام ماتريس معيار (M2 ) "

  5- تشخیص علل فاصله عملکرد . "تعدادي ابزار و تكنيكهاي در دسترس براي انجام تشخیص علل فاصله عملکرد وجود دارد كه عبارتند از : مقايسه فلو چارتها-ماتريس داده هاي كيفي-نمودار ارتباطي-نمودار علت و معلول-تجزيه و تحليل علت ريشه اي "

مرحله تطبیق

بدان معنا که سیاستی که بر اساس آن عمل الگوبرداری انجام شده است می‌بایستی موردپذیرش قرار گیرد ؛ هدف اصلی از این کار ایجاد تحول و بهبود است . بنابراین اطلاعات به دست آمده و روشهای اجرایی جهت تحقق اهداف می‌بایست مورد توافق و پذیرش کل سازمان باشد . برای این امر می‌بایست نظر دیگران جلب شده و آنها متقاعد شوند ؛ پس از آن می‌بایست طرح اجرایی را تهیه و سپس آن را پیاده‌سازی کرد .

روش انجام کار:

1-فرصتهای بهبود :بحث بر سر درجه بندي همه  فرصتهاي بهبود و تصميم گيري اين مطلب است كه كدام يك از اين فرصتها براي اعمال درتشكيلات شركت خودي ازهمه مناسبتر مي باشد .

2-اهداف: اهداف بايد جاه طلبانه و آرزومندانه نباشد ،واقع بينانه باشد، بایدعملي باشد مثلا قابل فهم ، درك و قابل اندازه گيري باشد.  علاوه بر اين ، ضروري است كه اهدافي كه براي پروژه بنچ ماركينگ در نظر گرفته مي شود با سلسله مراتب اهداف اصلي مربوط به سايرقسمت هاي سازمان يكپارچه و هماهنگ باشند .

3-اجرا:تصميم گرفتن در مورد اينكه اجراي اصلاحات چگونه بايد سازماندهي شود -انتقال اطلاعات در مورد يافته هاي بدست آمده از بررسي بنچ ماركينگ به بقيه سازمان و تشكيلات و بدست آوردن پذيرش و حمايت براي بهبودها . تهیه يك برنامه  اجراي بهبودها كه موضوع ، اشخاص و زمان مربوط به اجراي بهبود ها راتوصيف كند . اجرای برنامه بهبود و نمایش پیشرفت کار

4-گزارش نهایی رويه اجرا و تكميل بهبودها شامل گامهاي زير مي باشد :گزارش نهايي جندين هدف را بر آورده مي كند :

توصيفي از پروژه براي همه بخشهاي ذيربط (مشاور بررسي بنچ ماركينگ ، مديريت ، متصدي فرآيند ، اتحاديه تجاري وغيره ) .مستند سازي تجزيه و تحليل كه مي تواند پايه اي براي بهبودهاي آينده قلمداد گردد.جمع بندي پروژه براي شركاي بنچ ماركينگ از دیگر اهداف گزارش نهایی به شمار می آید.جمع بندي اطلاعات و داده هايي كه جمع آوري و تجزيه و تحليل شده اند.

توصيه براي  بررسي بنچ ماركينگ هاي آينده ای این است که قطعاً می‌بایست بر میزان پیشرفت نظارت دقیق داشت تا اهداف موردنظر محقق شوند . روند فوق به چرخه بنچ مارکینگ  معروف است .

مزایای اجرای روش بنچ مارکینگ

1)      بهبود در عملکرد فرآیند - کمک به انجام سریع تر سیستم مدیریت فراگیر - کاهش در نوسان های فرآیند  جلب انتظارات و خشنودی مشتریان - کاهش در هزینه های کیفیت

معایب اجرای روش بنج مارکینگ

1)      امتناع از دادن اطلاعات به رقبا از سوی سازمانهای پیشرو- عدم استفاده از بنچ مارکینگ به دلیل خودبینی و غرور - نداشتن صبر و حوصله در مراحل مختلف بنچ مارکینگ به خصوص مراحل اولیه    طرح ریزی

منابع

            تعالي مهندسي صنايع ايران                                                                      www.iriie.wordpress.com           

http://geoaria.blogfa.com/post-114.aspx

سخنرانان کنفرانس مدیریت تکنولوژی و توسعه فناوری برگزار کننده شرکت فرا و علیم در استان یزد

http://www.keshvarshahi.ir/