2. تهیه و تأمین اطلاعات مبنایى
اطلاعات مبنایى که مورد استفاده تجزیه و تحلیل شغل مى باشد، مانند نمودار سازمانى، نمودار فرآیند انجام مشاغل و شرح شغل هاى قبلى باید تهیه و جمع آورى گردد. نمودار سازمانى ارتباط بین مشاغل را در سازمان نشان مى دهد، عنوان هر پست را مشخص مى کند و به وسیله خطوط معین، نحوه گزارش دهى و ارتباطات بین پرسنل و واحدها را نشان مى دهد. نمودار فرآیند انجام مشاغل، اطلاعات معینى را در مورد جریان امور تأمین مى کند. نمودار فرآیند در ساده ترین شکل خود، جریان داده ها و ستاده هاى مشاغل مورد مطالعه را نشان مى دهد. نهایتاً تهیه شرح شغل هاى قبلى مى تواند نقطه شروع خوبى براى تجزیه و تحلیل مشاغل قرار گیرد، زیرا اطلاعات موجود از شرح شغل هاى قبلى مى تواند در این امر کمک هاى درخورى به ما بکند.

3. انتخاب مشاغل نمونه و کلیدى که باید مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد
درصورتى که مشاغل مشابه در سازمان زیاد و تجزیه و تحلیل همه آنها زمان بر باشد. باید مشاغلى به عنوان نماینده و نمونه اى از کل انتخاب گردد. تا از هزینه و زمان انجام این کار کاسته شود.

4. جمع آورى اطلاعات و تجزیه و تحلیل شغل
در این مرحله اطلاعات مربوط به فعالیت هاى شغلى، مسؤولیت ها، شرایط کارى، قابلیت هاى انسانى مورد نیاز مانند مهارت ها، توانایى ها و تجربه ها جمع آورى مى گردد؛ براى انجام آن از روش هاى تجزیه و تحلیل شغل استفاده مى شود.

5. بازبینى اطلاعات با شاغلین
تجزیه و تحلیل شغل، اطلاعاتى را در مورد ماهیت وظایف مشاغل تأمین مى کند. این اطلاعات باید با شاغلین وظایف و سرپرست بلافصل آنها در میان گذاشته شود تا اصلاحات مورد نیاز صورت گیرد. درواقع ممیزى اطلاعات با شاغل و سرپرست، منجر به تصحیح و تکمیل اطلاعات شغلى مى گردد و در نهایت باید مورد تأیید محقق، شاغل و سرپرست آن قرار گیرد.

6. تدوین شرح شغل و شرح شرایط احراز مشاغل
در بسیارى از موارد نتیجه نهایى تجزیه و تحلیل مشاغل، تدوین شرح شغل و شرح شرایط احراز مشاغل مى باشد؛ در این جا به شرح هرکدام از آنها پرداخته مى شود.

تدوین شرح شغل
شرح شغل، بیان مکتوب از آنچه شاغل انجام مى دهد، نحوه انجام شغل و دلیل انجام آن مى باشد. یک شکل عمومى براى شرح شغل، شامل عنوان شغل، وظایفى که انجام مى شود، جنبه هاى مشخص شغل و اختیارات و مسؤولیت شغل مى باشد. این موارد به طور خلاصه به صورت زیر ثبت مى گردد:
الف) عنوان شغل؛
ب) شرح خلاصه اى از شغل یا تعریف آن؛
پ) شرح نمونه وظایف، مسؤولیت ها و شرایط کارى.

با توجه به اطلاعات کسب شده از شغل باید عنوان نسبتاً دقیقى براى شغل به دست آید، به طورى که این شغل را از سایر مشاغل متمایز کند. علاوه بر عنوان شغل، خلاصه اى از شغل که ارائه دهنده یک مفهوم کلى از هدف، ماهیت و حدود وظایف باشد، آورده مى شود. همچنین چند نمونه از وظایف مهم شغل و مسؤولیت هاى آن باید قید گردد.

تدوین شرح شرایط احراز
از دیگر موارد استفاده اساسى از تجزیه و تحلیل شغل، تدوین شرایط احراز مشاغل است. شرایط احراز، شامل حداقل قابلیت هایى است که شاغل باید داشته باشد تا بتواند شغل مورد نظر را به نحو مطلوب انجام دهد. درواقع شرح شرایط احراز، شامل تحصیلات و معلومات، مهارت ها، تجربه و توانایى هاى فیزیکى لازم براى تصدى شغل و انجام مطلوب وظایف آن مى باشد.
بنابراین شرح شغل به تشریح وظایف، مسؤولیت ها و شرایط کارى که در یک شغل وجود دارد مى پردازد. اما در شرایط احراز، شرح ویژگى ها، مهارت ها و قابلیت هاى انسانى ضرورى که شاغل بایستى براى تصدى شغل دارا باشد، درج مى گردد. در عمل، شرح شغل و شرایط احراز توأمان صورت مى گیرد. پس از این که این مهم تهیه و تدوین شد باید مورد تأیید سرپرستان و مدیران که ارتباط مستقیم با مشاغل دارند قرار گیرد.

روش های تجزیه و تحلیل شغل
1.مصاحبه
2.روش پرسشنامه
3.روش مشاهده
4.روش ثبت عملکرد روزانه مشاغل
معمولا کارشناسان برای اخذ اطلاعات کامل و دقیق ، از ترکیبی از روش های فوق استفاده می کنند.

طراحى شغل
اصطلاح طراحى شغل به روش ترکیب وظایف براى انجام و تکمیل مشاغل سازمان اطلاق مى گردد. در سازمان ها مشاهده مى شود که بعضى از مشاغل شامل وظایف جارى، عادى و روزمره بوده و کاملاً استاندارد شده و تکرارى مى باشند. برعکس بعضى مشاغل غیرروزمره بوده و احتیاج به مهارت هاى متنوع دارند. همچنین قلمرو بعضى مشاغل محدود مى باشد و انجام آنها به پیروى دقیق از روش هاى کارى معین نیاز دارد. برعکس در بعضى مشاغل شاغلین به آزادى عمل بیشترى نیاز دارند. بنابراین مشاغل در روشى که وظایف آن ترکیب شده اند با یکدیگر متفاوت هستند و این ترکیب هاى متفاوت، تنوعى از طراحى شغل را ایجاد مى کند.
روش طراحى مشاغل، تأثیر مهمى روى سازمان و نیروى انسانى دارد. مشاغلى که به طور ضعیف طراحى شده اند، اغلب به خستگى و ملالت و عواقب بعدى آن مانند نقل و انتقال در شغل، کاهش انگیزه و رضایت، کاهش بهره ورى و افزایش هزینه ها منجر مى شود. بسیارى از این نتایج منفى را مى توان با طراحى مناسب مشاغل به حداقل رساند. طراحى مناسب مشاغل به دنبال درنظر گرفتن و ادغام اجزاى مهم شغل و مشخصات فردى شاغل است به طورى که در انجام مشاغل، نیازها و اهداف فردى و سازمانى مورد توجه قرار گیرد.

امروزه یکى از دغدغه هاى مهم مدیران بهبود سطح انگیزه و رضایت شغلى و در عین حال افزایش بهره ورى سازمان مى باشد. نیروى کار، خواهان آموزش بیشتر است و انتظار دارد علاوه بر تأمین نیازهاى مالى خود، سایر نیازهاى خود را جوابگو باشد، مانند نیاز به کسب موفقیت، رشد، مطرح شدن و خودیابى؛ به عبارت دیگر، مسأله مهم براى مدیران افزایش بهره ورى نیروى کار از طریق گشودن توانایى هاى بالقوه نیروى کار و مشارکت در مشاغل غنى مى باشد. این مهم تا حد زیادى از طریق طراحى مناسب مشاغل حاصل مى گردد.

 

روش هاى طراحى شغل

در طراحى مشاغل از چهار روش استفاده مى شود:
1. تخصصى کردن شغل
در نیمه اول قرن بیستم، طراحى مشاغل با استفاده از نظریات آدام اسمیت و فردریک تیلور در اصل تقسیم کار به تخصصى کردن دقیق شغل، سوق داده مى شد. مشاغل یک سازمان تا آن جا که ممکن بود ساده و ریز مى گردید. ساده سازى، مستلزم آن است که مشاغل به کوچک ترین واحدها و وظایف ممکن تقسیم گردد. هر یک از این واحدها و اجزا به عنوان یک شغل براى یک شخص درنظر گرفته مى شد.
تخصصى کردن و ساده سازى دو مزیت دارد: اول آن که چون انجام مشاغل مذکور به آموزش و سطح معلومات کمى نیاز دارد به وسیله کارگران معمولى و غیر ماهر بدون صرف هزینه زیاد انجام مى گردد. دوم این که سرعت انجام مشاغل را افزایش مى دهد، زیرا هر کارگر یک جزء کوچک از یک شغل بزرگ را انجام مى دهد و نسبت به آن، مهارت کافى را کسب مى کند و با سرعت بیشترى انجام مى دهد. این شیوه به طور کلى براى مشاغل تکرارى و ساده در خط تولید مناسب است.
جنبه هاى منفى این روش عبارتند از ایجاد خستگى و ملالت، فرسوده شدن، بیگانگى و بیزارى، فقدان انگیزه و کاهش میزان رضایت شغلى که خود به کاهش بهره ورى و افزایش هزینه ها منجر مى گردد.

2.چرخش شغل
یکى از اولین کوشش ها در دور شدن از ساده سازى و جلوگیرى از آثار منفى آن، شناسایى چرخش شغل بود. براساس این روش به کارکنان اجازه داده مى شود که به طور دوره اى مشاغل خود را تعویض کنند تا از این طریق از فرسوده شدن و خستگى و ملالت جلوگیرى شود، براى مثال یک کارگر خط مونتاژ اتومبیل ممکن است هشت هفته برروى نصب گلگیر ماشین و هشت هفته بعدى را روى نصب صندلى هاى ماشین مشغول باشد. از نظر تئورى، این روش به کاهش خستگى و ملالت و کسب تجربه و آشنایى با پیچیدگى هاى کل کار و روابط بین فعالیت ها منجر مى گردد. همچنین سازمان هاى بزرگ براى بهبود توانایى هاى مدیریتى افراد از چرخش شغل استفاده مى کنند. این مهم از طریق حرکت مدیران در پست هاى ستادى و اجرایى و کسب تجربه حاصل مى گردد.
مدیران باید توجه داشته باشند که چرخش شغل براى سازمان بدون مسأله نیست: هزینه هاى آموزش را افزایش مى دهد، کارآیى افراد به سبب پرداختن به مشاغل مختلف کاهش مى یابد و حداقل در کوتاه مدت به کارگیرى وسیع آن در سازمان هزینه هایى را در بر دارد.

3.گسترش افقى شغل
روش گسترش افقى شغل در طراحى به گسترش قلمرو شغل از طریق افزایش وظایف و عملیات مختلف منجر مى گردد. درواقع براساس این روش به متنوع ساختن وظایف پرداخته مى شود و شاغل به جاى انجام یک جزء کوچک از شغل، کل کار را انجام مى دهد.
این روش تا حدى به کاهش خستگى و گسترش مسؤولیت و قلمرو شغل و افزایش سطح رضایت منجر مى گردد. اما در این روش کوشش ها کمتر با جدیت دنبال شده است، زیرا نتایج جالبى به دنبال نداشته است، براى مثال، کارگرى که قبلاً یک شغل کوچک و کم اهمیت را انجام مى داده، درنتیجه بازبینى و طراحى شغل براساس این روش، بیان مى کند که فعلاً دو یا سه شغل کوچک و بى اهمیت را انجام مى دهد. درواقع روش گسترش افقى شغل به دلیل عدم تخصص گرایى بالا مورد حمایت قرار گرفته است، اما چالش ها و معناى کمى براى فعالیت هاى یک شاغل فراهم مى کند.

4.غنى سازى و توسعه عمودى شغل
غنى سازى و توسعه عمودى شغل یک روش مهم طراحى مشاغل مى باشد و از طریق آن، محتواى شغل افزایش پیدا مى کند. غنى سازى شغل، میزان کنترل، آزادى، استقلال و مسؤولیت انجام فعالیت هاى شغل را براى شاغل افزایش مى دهد. درواقع غنى سازى شغل به ایجاد تغییرات اساسى در محتوا و سطح مسؤولیت یک شغل منجر مى شود به طورى که دغدغه بیشترى براى شاغل ایجاد مى کند و به شاغل، براى دستیابى به موفقیت و شناسایى و رشدِ شخصى خود فرصتى مى دهد،اگر چه تمام کوشش هاى طراحان مشاغل از این طریق به نتیجه نرسیده، اما بسیارى سازمان ها با این روش توانسته اند موجبات بهبود عملکرد، رضایت کارکنان سازمان و افزایش بهره ورى را فراهم نمایند.
آقاى فردریک هرزبرگ که شدیداً از این روش حمایت کرده بیان مى دارد که کوشش هاى غنى سازى شغل باید براساس اصول زیر باشد:
- افزایش تقاضاهاى شغلى: توسعه شغل به طورى که منجر به افزایش دشوارى، صعوبت و مسؤولیت شغلى گردد.
- افزایش میزان جوابگویى شاغل: اجازه دهید افراد، کنترل، اختیار و مسؤولیت بیشترى بر کارشان داشته باشند.
- تأمین آزادى به منظور برنامه ریزى شغلى: اجازه دهید افراد برنامه ریزى کارى خود را در محدوده اى معین به عهده داشته باشند.
- ارائه بازخورد: در فواصل زمانى معین در مورد عملکرد افراد باید ارائه بازخورد و گزارش کار به طور مستقیم صورت گیرد.
- ایجاد شرایط و فرصت یادگیرى و آموزش: فرصت کسب تجربه هاى جدید و رشد شخصى افراد باید فراهم گردد.
براساس تحقیقات انجام شده اگر کوشش هاى فوق به طور کامل براى غنى سازى و توسعه عمودى مشاغل صورت گیرد مى توان به نتایج جالبى در افزایش بهره ورى دست یافت. البته درخور یادآورى است که ویژگى هاى شغل و توانایى هاى شاغل در روش طراحى شغل مؤثراست.

نویسندگان:
دکتر فریدون وردی نژاد
مرتضی معظم زاده
حسین استکی

ویرایش و تصحیح: گروه تحقیق و توسعه مدیریت